Nicht umlagefähige Kosten – Vorsicht bei der Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter stehen verschiedene Kostenpunkte auf Deiner Liste, wenn es um Deine Immobilie geht. Sie muss gepflegt und instandgesetzt werden und um einen einwandfreien Betrieb zu gewährleisten. Am günstigsten für den Vermieter ist es, wenn diese Kosten im Rahmen der Nebenkosten von den Mietern getragen werden. Bestimmte Kostenpunkte werden von den Mietern übernommen und somit sinkt die Zahlungslast des Vermieters.

Doch nicht alle Kosten lassen sich so einfach auf die Mieter übertragen. Vom Gesetz her gibt es Beschränkungen. Diese werden als nicht umlagefähige Nebenkosten bezeichnet. Dem Vermieter steht es nicht zu, diese Kosten auf die Mieter zu übertragen, sondern muss sie selber aus den regulären Mieteinnahmen finanzieren.

Welche nicht umlagefähige Kosten gibt es und wo lohnt es sich, als Mieter genauer auf die Nebenkostenabrechnung zu schauen? Möglicherweise finden sich Kostenpunkte wider, die dort eigentlich nicht aufgeführt sein dürften. Sowohl Mieter als auch Vermieter müssen genau darauf achten, von welcher Seite die jeweiligen Kosten getragen werden. Erfahre, welche nicht umlagefähigen Kosten es gibt.

Welche Betriebskosten werden vom Mieter getragen?

Als Mieter ist es oftmals nicht offensichtlich, welche Kosten eigentlich mit der Immobilie verbunden sind. Es reicht nicht einfach nur ein Haus zu bauen und die darin befindliche Wohnung zu vermieten. Es muss auch einiges investiert werden, um die Infrastruktur aufrechtzuerhalten und ein langfristiges Wohnen zu ermöglichen.

Ein großer Kostenpunkt sind zum Beispiel die Müllabfuhr und die Straßenreinigung. Damit der Müll regelmäßig entsorgt wird, ist eine Gebühr an die Stadt zu entrichten. Diese Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden, da diese als Verursacher des Mülls angesehen werden.

Ebenso können Kosten für Gartenpflege umgelegt werden. Ist etwa ein Gärtner mit der Pflege beauftragt, tragen die Mieter die Kosten dafür.

Weitere umlagefähige Kosten sind:

  • Wasserversorgung
  • Heizkosten
  • Betreiben von Aufzügen
  • Gebäudereinigung
  • Beleuchtung
  • Schornsteinfeger
  • Versicherungen
  • Hausmeister

Dies sind typische Kostenpunkte, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Damit die Mieter für die entstandenen Kosten aufkommen, müssen diese in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Anhand dieser können die Mieter genau nachvollziehen, wie diese zustandekommen.

Die tatsächlichen Kosten können jeden Monat variieren. Um eine konstante Miethöhe zu erzielen, zahlen Mieter jeden Monat eine Vorauszahlung der Nebenkosten. Einmal im Jahr wird überprüft, ob die Vorauszahlung ausreichend war, um die tatsächlich entstandenen Kosten zu decken. Ist dies nicht der Fall, wird eine Nachzahlung fällig.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Im Interesse des Vermieters wird es sein, möglichst viele anfallende Kosten auf die Mieter umzulegen. Dadurch spart er Geld und muss nicht mehr dafür aufkommen. Doch vom Gesetzgeber sind auch klare Grenzen gegeben, wodurch nicht alle Kosten, die mit der Vermietung einhergehen, an die Mieter ausgelagert werden dürfen. Dazu zählen die folgenden Kategorien:

Reparaturkosten

Dieser Kostenpunkt sorgt oftmals für Unstimmigkeiten. Denn entstehen Schäden am Haus oder der Wohnung, ist nicht immer eindeutig, welche Ursache dafür vorliegt. Ist der Mieter unsachgemäß mit dem Mietobjekt umgegangen oder hat er sich nichts zu Schulden kommen lassen?

Fest steht, dass die Reparaturkosten vom Vermieter getragen werden müssen. Zumindest insofern, als dass ein bestimmungsgemäßer Gebrauch des Mietobjektes vorliegt. Fällt die Heizung aus oder kommt es zu anderen Schäden, die behoben werden müssen, ist dies grundsätzlich Aufgabe des Vermieters. Diese Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden, es sei denn, dass eine grobe Pflichtverletzung vorliegt.

Im Gegenteil – Kommt der Vermieter seinen Pflichten nicht nach, kann auch eine Mietminderung zulässig sein. Eine ausgefallene Heizung ist ein triftiger Grund, um die Miete zu mindern. Erst nach der Reparatur kann das Mietobjekt wieder vertragsgemäß genutzt werden. Somit zählen die Reparaturkosten nicht zu den umlagefähigen Kosten.

Instandhaltung

Instandhaltungskosten - Haus
Die Instandhaltungskosten des Hauses dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden

Während die Reparaturkosten in unregelmäßigen Abständen auftreten, sind die Kosten für die Instandhaltung absehbarer. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um den Anstrich der Fassade oder dem Decken des Daches. Vorab sollte dem Vermieter klar sein, dass für die Instandhaltung ein gewisser Betrag zurückgelegt werden muss. Schließlich sind dies erwartbare Kosten und damit das Mietobjekt in einem guten Zustand verbleibt, müssen ständig Investitionen getätigt werden.

Die Instandhaltungskosten sind ebenfalls nicht umlagefähig und müssen ausschließlich vom Vermieter getragen werden. Um diese Kosten tragen zu können, gibt es verschiedene Berechnungsmethoden und Vorlagen, um genügend Rücklagen aufzubauen. Für Immobilien, die jünger als 22 Jahre sind, gilt etwa der Grundsatz, dass etwas mehr als 7 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche im Jahr als Instandhaltungskosten zurückgelegt werden sollten. Andere Gruppen gehen jedoch von höheren Rücklagen, bis zu 12 Euro pro Quadratmeter aus. Je älter die Immobilie, desto höher sollten die Rücklagen sein. Um nicht plötzlich vor dem Problem zu stehen, dass eine Instandhaltungsmaßnahme nicht durchgeführt werden kann, ist es ratsam lieber etwas konservativer vorzugehen und mehr Geld zurückzulegen.

Verwaltungskosten

Die Verwaltung des Mietobjektes ist mit einem größeren Aufwand verbunden. Übernimmst Du als Vermieter persönlich die Verwaltung oder wird dafür eine externe Hausverwaltung beauftragt?

Die Kosten, die für die Verwaltung anfallen, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Übernimmst Du selber die Verwaltung und benötigst als Unterstützung zum Beispiel einen Steuerberater, musst Du diesen selber bezahlen. Die Kosten lassen sich zwar vom Gewinn absetzen, sind aber nicht direkt auf die Mieter umlagefähig.

Zur Verwaltung zählen allerdings nicht der Hausmeister oder der Hauswart. Die Kosten für den Hausmeister dürfen auf die Mieter umgelegt werden.

Bankgebühren

Ebenso ist es nicht gestattet die Kosten für das Bankkonto an die Mieter zu übertragen. Dazu zählen zum Beispiel die Kontoführungsgebühren oder mögliche entstehende Zinsen. Diese gehören ausschließlich dem Vermieter.

Was passiert beim Leerstand?

Nicht immer sind Vermieter in der glücklichen Lage eine Auslastung von 100% für Ihr Objekt zu erreichen. Es kann vorkommen, dass eine Wohnung für mehrere Monate leer steht, währenddessen aber weiter Kosten entstehen. Sind die restlichen Mieter nun für die Kosten des Leerstands verantwortlich?

Während manche Kosten stark von der Anzahl der Bewohner abhängen, wie zum Beispiel die Stromkosten, sind andere Punkte relativ konstant. Die Gartenpflege muss unabhängig von der Zahl der Bewohner übernommen werden und die Kosten für die Müllabfuhr verändern sich nicht direkt, nur weil eine Wohnung unbewohnt ist.

Die Nebenkosten werden oftmals anhand der Wohnfläche umgelegt. Wer eine größere Wohnung bezieht, muss sich stärker an den Nebenkosten beteiligen.

Beim Leerstand gilt, dass die entsprechenden Nebenkosten der Wohnung nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Für diese Kosten ist weiterhin der Vermieter verantwortlich. Steht eine Wohnung leer, sollte sich die Nebenkostenabrechnung für die verbleibenden Mieter also nicht ändern.

Die Aufteilung der Nebenkosten

Mieter müssen also nicht die gesamten Kosten im Zusammenhang mit der Immobilie übernehmen. Vor allem bei den Reparatur- und Instandhaltungskosten ist Vorsicht geboten und ein Blick in die Nebenkostenabrechnung kann sich lohnen.

Als Vermieter ist ebenfalls Vorsicht geboten, denn die nicht umlagefähigen Kosten müssen selber getragen werden. Hierfür ist es ratsam selber Rücklagen zu schaffen, um nicht von den anfallenden Kosten überrascht zu werden und notwendige Reparaturen nicht stemmen zu können. Vom Gesetzgeber sind klare Vorgaben gemacht worden, welche Kosten umlagefähig sind und für welche der Vermieter zuständig ist.

Sebastian
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