Kontoauszüge entsorgen – Worauf musst Du achten?

Du möchtest stets eine Übersicht über Deinen Kontostand und dessen Bewegungen wissen. Daher druckst Du sorgfältig am Automaten die Kontoauszüge aus und heftest diese ab. Doch mit der Zeit ergibt sich ein größerer Dokumentenberg und der Kontoauszug von vor 15 Jahren ist wahrscheinlich weniger interessant.

Darfst Du diesen Kontoauszug einfach im Papiermüll entsorgen und worauf musst Du achten?

Wie lange musst Du die Kontoauszüge aufbewahren?

Für etwas Ordnung zu sorgen ist sicherlich eine gute Idee, um den Überblick über die eigenen Finanzen zu bewahren. Die Kontoauszüge so schnell wie möglich wegzuwerfen ist jedoch ein Fehler. Denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass Privatpersonen und Unternehmen die Kontoauszüge einen gewissen Zeitraum aufbewahren müssen.

Dies ist wichtig, um etwa Informationen zur steuerlichen Erfassung zu erhalten und bestimmte Sachverhalte nachvollziehen zu können. Fehlen die entsprechenden Kontoauszüge, droht eine Nachzahlung, da etwa die Absetzung des neu angeschafften Computers nicht anerkannt wird. Somit ist es angebracht, die Kontoauszüge mindestens für die gesetzliche Frist aufzubewahren.

Privatpersonen

Gibst Du Deine Steuererklärung als Privatperson ab oder hast Dienstleistungen in Anspruch genommen, beträgt die Aufbewahrungsfrist im Allgemeinen 3 Jahre[1]. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Frist erst mit Beginn des neuen Kalenderjahres beginnt. Dies bedeutet, dass Du einen Kontoauszug aus dem Februar 2018 bis zum Ablauf des Jahres 2022 aufbewahren musst. Andernfalls könnte es bei einer Steuerprüfung zu Schwierigkeiten kommen und manche Geldtransfers sind nicht mehr nachvollziehbar.

Noch länger ist die Aufbewahrungsfrist, wenn ein Einkommen von mehr als 500.000 € vorliegt. Dann musst Du alte Kontoauszüge sogar ganze 6 Jahre aufheben. In solchen Fällen ist es sinnvoll einen Steuerberater um Unterstützung zu beten, sodass diese Fristen sicher eingehalten werden.

Der Kontoauszug ist zudem relevant für den Beginn der Gewährleistungspflicht. Dies gilt insbesondere bei Handwerksleistungen. Daher ist nicht nur in steuerlichen Angelegenheiten darauf zu achten, dass die Kontoauszüge vorhanden sind.

Gewerbetreibende

Für Selbstständige und Unternehmen gelten noch tiefergreifendere Aufbewahrungsfristen. Sämtliche Dokumente, Verträge sowie Zahlungsbelege müssen sie über einen Zeitraum von 10 Jahren vorhalten. Dies geht mit einem erheblichen Aufwand einher, sodass eine sorgsame Buchführung von Beginn an notwendig ist, um den Überblick nicht zu verlieren.

Nach Ablauf der Frist bietet sich die Entsorgung der Kontoauszüge an, um eine weitere Ansammlung des Papiermülls zu verhindern. Die Informationen sind so alt, dass sie nicht mehr relevant sind und müssen nicht mehr vorliegen.

Sichere Entsorgung der Kontoauszüge

Im privaten Feld besteht weiterhin der verbreitete Glaube, dass man über Geld nicht spreche. Daher besteht eine besondere Vorsicht, die Kontoauszüge einfach im Ganzen zu entsorgen. Befinden sich dort doch sensible Informationen darüber, wofür Du Dein Geld ausgibst und wie hoch Dein Kontostand ist.

Auch besteht die Gefahr, dass Dritte an Deine Daten gelangen und versuchen Dir einen Schaden zuzufügen. Zwar können diese mit den Kontodaten allein wenig bezwecken, doch selbst die Rückbuchung einer unberechtigten Lastschrift ist mit einem Aufwand verbunden. Daher gilt es diese sensiblen Informationen so gut es geht zu verstecken.

Papiermüll

Die einfachste Möglichkeit für die Entsorgung des Kontoauszugs wäre die blaue Tonne. Schließlich ist dort der Papiermüll richtig aufgehoben.

Stammt der Kontoauszug aus einem Kontoauszugsdrucker, darfst Du diese Unterlagen nicht in der blauen Tonne entsorgen. Es handelt sich um ein Thermopapier mit einer BPA-Beschichtung. Diese sind nicht für das Papierrecycling geeignet, weshalb sie in den Restmüll gehören. Gleiches gilt übrigens auch für Kassenbelege.

Anders sieht es hingegen aus, wenn es sich um Kontoauszüge handelt, die Du selbst auf ein gewöhnliches Papier gedruckt hast. Diese darfst Du im Papiermüll entsorgen.

Aktenvernichter

Auf den Kontoauszügen befinden sich sensible Informationen. Daher solltest Du es vermeiden diese im Ganzen in das Altpapier zu werfen. Deine Kontodaten und Unterlagen wären für Kriminelle frei zugänglich.

Um dies zu verhindern ist es sicherer, die Kontoauszüge vor dem Entsorgen zu schreddern. Hierfür gibt es bereits kleinere Geräte, die für Privatpersonen geeignet sind. Damit lassen sich die Überreste im Hausmüll entsorgen, ohne dass eine Unsicherheit bestünde.

Für Unternehmen lohnt es sich hingegen in Aktenvernichter zu investieren, die bestimmte DIN-Normen[2] erfüllen. Damit ist sichergestellt, dass eine Zerkleinerung der Kontoauszüge und Unterlagen erfolgt, die eine Rekonstruierung kaum ermöglichen.

Service des regionalen Entsorgungsunternehmens

Für kleinere Betriebe lohnt sich nicht immer die Anschaffung eines Aktenvernichters. Dieser nimmt jede Menge Platz ein und wird vielleicht einmal zu Beginn des Jahres beim Frühjahrsputz genutzt.

Als Alternative bieten einige Entsorgungsbetriebe die Aktenvernichtung als Dienstleistung an. Dann erhalten Unternehmen einen abschließbaren Behälter, in welchem die Kontoauszüge und Dokumente transportiert werden. Auf diesem Wege ist eine sichere Entsorgung mit relativ geringem Aufwand möglich.

Kontoauszug verloren

Hast Du einen Kontoauszug fälschlicherweise entsorgt oder diesen schlichtweg verloren, musst Du Dich an Dein Bankinstitut wenden. Dort ist eine erneute Ausstellung des Kontoauszugs in der Regel möglich. Allerdings ist dies mit höheren Kosten verbunden, sodass Du Dich lieber darum bemühen solltest, alte Kontoauszüge fristgerecht aufzubewahren.

Das papierlose Büro

Mittlerweile hält auch die Digitalisierung im Geschäftsverkehr Einzug. Es ist nicht mehr notwendig alle Kontoauszüge auf Papier auszudrucken.

Beim Online-Banking erhältst Du Kontoauszüge, die über eine Signatur verfügen und auf diese Weise als dokumentenecht gelten. Diese erfüllen ebenso den Zweck einer Dokumentierung, wie ein physischer Kontoauszug.

Anstatt jahrelang Berge von Papier in unübersichtlichen Ordnern aufzubewahren, bietet es sich an, die Kontoauszüge digital zu speichern. Nutze hierfür das 3-2-1 Prinzip der Datensicherung[3], welche besagt, dass mindestens drei Kopien an zwei Orten und mindestens ein externes Speichermedium vorhanden sein sollten.

Bei einigen Banken ist es zudem üblich, dass die Zusendung des physischen Kontoauszugs mit Kosten verbunden ist. Daher ist es wesentlich einfacher das Postfach im Online-Banking zu nutzen und bequem vom Rechner auf die Daten zuzugreifen.

Die Kontoauszüge richtig entsorgen

Nun bist Du im Klaren darüber, worauf Du bei der Entsorgung der Kontoauszüge achten musst. Entscheidend sind vorrangig das Einhalten der Aufbewahrungsfristen und die sichere Vernichtung. Privatpersonen müssen 3 Jahre und Unternehmen 10 Jahre die Kontoauszüge aufbewahren. Diese sind wichtig, um Bewegungen vom Konto nachzuvollziehen und steuerliche Fragen aufzuklären.

Heutzutage bietet es sich an, die Buchhaltung zu digitalisieren. Dann ist eine physische Aufbewahrung nicht notwendig und Du musst Dir auch keine Gedanken zur Entsorgung machen.

Sebastian Jacobitz (M.Sc.)
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